Ya nadie tiene duda de que el equipo humano de una organización es su mejor embajador de marca. Las personas, ya sean los puestos de más nivel o los empleados, no solo transmiten mensajes corporativos, también son determinantes en la ejecución del plan de marketing. En especial, aquellas que se relacionan directamente con el cliente. Por esta razón es imprescindible invertir en una estrategia de comunicación interna y en su formación en este contexto.
Así, el plan estratégico de comunicación interna debe ser una pieza más del plan de comunicación integral. Se orientará a la fidelización, al fomento del sentimiento de pertenencia y a la participación.
¿Cómo y por qué hacer un plan de comunicación interna?
Una estrategia de comunicación interna debe contemplar acciones planificadas para influenciar en las actitudes y comportamientos de los empleados. En definitiva, debe diseñarse como una herramienta para generar cambios.
Así, incluirá tanto la comunicación a través de los canales oficiales como la más informal, aquella que se basa en las relaciones personales y que tan importante es para la satisfacción de los clientes.
Por tanto, debe plantearse como un instrumento para informar a los empleados sobre los objetivos generales de la organización o de proyectos concretos. Y deberá facilitarles todos los datos necesarios para que participen en la consecución de esas metas.
¿Cómo fortalece la cultura corporativa?
Una comunicación interna bien estructurada debe señalar con claridad qué información es transmisible y con qué formas. Así llegará con eficacia a los distintos públicos ajustándose siempre a los objetivos de negocio. Por eso su principal meta es involucrar en el proyecto a todos los miembros del equipo, aunque deba liderarse desde la dirección.
Con la ejecución del plan estratégico de comunicación interna se logrará un mayor compromiso, que redundará en satisfacción personal y productividad. Por esta razón la comunicación interna se alinea con los objetivos empresariales, fortalece la cultura corporativa y mejora la transparencia de las organizaciones.
Cada vez más empresas, al margen de su tamaño, son conscientes del valor de tener un canal de comunicación fluido entre los miembros del equipo. También de la importancia de que la gestión del conocimiento sea estructurada y documentada, para conseguir cubrir todas las necesidades informativas, en todas las direcciones y que se produzca un feedback enriquecedor.
Definiendo la estrategia de comunicación interna
Como en cualquier acción de comunicación, lo primero es fijar unos objetivos SMART, en función de los cuales se trazará la estrategia más adecuada para alcanzarlos y se elegirán las herramientas y canales.
Asimismo, una primera auditoría de comunicación interna ayudará a calificar cómo es la situación actual y cómo son de eficaces las comunicaciones a nivel interno. Para llevarla a cabo se realizarán entrevistas personales, reuniones y dinámicas grupales. También un análisis profundo de las comunicaciones y de los documentos corporativos. Se debe fomentar siempre el diálogo, estableciendo vínculos comunicativos bidireccionales y flexibles.
Delimitar el público o públicos objetivos es otra tarea fundamental, así como la formación del equipo humano acerca del plan y su funcionamiento. Entre los siguientes pasos para crear la estructura del plan está la definición de acciones y su implementación.
En resumen, una buena estrategia de comunicación interna debe contemplar estos puntos:
- Diagnóstico de la gestión empresarial, evaluación y medición.
- Definición de las necesidades de comunicación, detección de oportunidades informativas y selección de las herramientas necesarias para cubrirlas y gestionarlas.
- Fomento la cohesión interna y el sentimiento de pertenencia.
- Difusión de la cultura corporativa y el proyecto.
- Diseño de un sistema de información y gestión del conocimiento.
- Tratamiento la información en función del objetivo y el público al que se dirija: actualizar la Intranet, elaborar el manual de bienvenida, el de identidad corporativa, los boletines, el manual de estilo, el protocolo de los distintos canales, etc.
- Establecimiento de pautas para prevenir y gestionar las crisis.
- Colaboración con las áreas de recursos humanos y de formación.
- Formación en habilidades de comunicación a todo el equipo, especialmente a quienes ostenten el liderazgo.
- Impulso a la interacción digital, detectando a los embajadores, promoviendo la colaboración y el trabajo en red.
- Fomento de la colaboración y la innovación.
- Gestión de proyectos para reconocer los éxitos de los empleados, para detectar talentos y para formar a los equipos.
- Asesoramiento del equipo de Social Media.
- Evaluación continua de las acciones y reajustes de ser necesarios.
Para todo esto, las herramientas disponibles son múltiples. Desde los distintos manuales a revistas internas, newsletters, documentos (cartas, circulares, actas), buzón de sugerencias, papelería, cartelería y merchandising, envío de SMS informativos, reuniones y desayunos, encuestas, eventos internos, etc.
Estrategias de comunicación interna innovadoras
Diseñar un plan de comunicación interna implica elegir qué estrategia se ajusta más a los objetivos y permite una colaboración más eficaz.
En ocasiones, el foco debe ponerse en la mejora del liderazgo, trabajando sus habilidades de comunicación y la eficiencia del trabajo en equipo. En otras hay que hacer hincapié en los objetivos de negocio, para mejorar el alineamiento del equipo. Fomentar la cultura digital puede ser otra meta a cumplir, con programas de employee advocacy y de embajadores de marca, siempre desde un enfoque omnicanal. Fortalecer la colaboración implementando metodologías ágiles, plantear la gestión del cambio, establecer nuevos canales y optimizar los existentes, impulsar la innovación y la transformación digital con apps, chatbots, metodologías innovadoras…
Todas estas opciones deben ser planificadas y evaluadas a medida que se implementen. Con una agencia de comunicación corporativa en Madrid como Notorius Comunicación, podrás recibir la guía y el apoyo necesarios para gestionar con eficacia la comunicación interna de tu organización.
