Cualquier declaración a los medios puede ser el germen de una crisis de comunicación. Un canutazo que coge de improviso al portavoz de la compañía puede magnificarse a través de las redes sociales hasta convertirse en todo un dolor de cabeza. Las cada vez más frecuentes intervenciones online en encuentros de todo tipo amplifican las posibilidades de cometer errores o de herir susceptibilidades.
Por eso es necesario formar a los portavoces, para que sean capaces de responder correctamente hasta en las situaciones más informales. Si bien prever todas las preguntas que los periodistas puedan plantear es imposible, sí podemos trazar unas pautas básicas sobre cómo responder.
Es fundamental que el portavoz haga propias las opiniones de la organización, casi tanto como que sea capaz de hablar en público con soltura, sea cual sea la cantidad de micrófonos que tenga alrededor.
Cualidades que debe tener todo buen portavoz
Todas ellas se pueden trabajar y mejorar, aunque es cierto que hay personas que cuentan con herramientas innatas. Estas son las características imprescindibles para un buen portavoz corporativo:
- Cercanía. Es posible proyectar seriedad y profesionalidad y tener un trato cercano a la vez. Resulta fundamental para eliminar barreras entre la compañía y su público.
- Asertividad. Una persona asertiva comunica lo que quiere de forma activa, sin reticencias y sin mostrarse agresiva. Consigue así transmitir de forma inteligente y segura su mensaje, que llegará de forma correcta al receptor.
- Humildad. Una actitud humilde facilita establecer relaciones con los periodistas basadas en el respeto mutuo. Permite además que las personas nos transmitan tanto sus opiniones positivas como negativas sobre la organización, información que resulta muy útil para mejorar.
- Honestidad. Un portavoz debe ser siempre sincero, y si no dispone de la información que solicita el periodista en este momento, reconocerlo y no entrar en esta cuestión. Es mucho mejor declarar que se desconoce algo que improvisar o suponer algo que puede no corresponderse con la realidad.
- Expresión verbal clara y concisa. Conocer en profundidad cada detalle de la organización permitirá trasladar su conocimiento de forma directa y clara a los medios. Dar una estructura coherente a los mensajes, saber priorizarlos y completarlos con precisión son otras de las principales cualidades del buen portavoz corporativo.
- Lenguaje no verbal coherente. La manera de establecer el contacto visual, los gestos, el movimiento corporal, la relación con el espacio… Un buen portavoz debe dominar todas estas aristas de la comunicación para que su mensaje llegue correctamente.
- Interés por aprender. El aprendizaje continuo es básico para un portavoz. Conoce qué pasa y qué cambios se producen en el entorno resulta clave para adaptarse al entorno. Una actitud abierta a aprender es una gan aliada para los comunicadores, puesto que les permite enfrentarse a cualquier situación ofreciendo siempre las respuestas más ajustadas.
- Autoconfianza. Confiar en uno mismo, sí, pero sin caer en la autocomplacencia. El buen portavoz debe transmitirla sin caer en la arrogancia, aportando certidumbre y seguridad.
La formación de portavoces, clave en la comunicación estratégica
La labor del portavoz corporativo es vital para la reputación de la empresa. Ser la cara visible de la compañía implica transmitir de forma eficaz los mensajes y los valores corporativos, siempre desde la profesionalidad y el rigor. De ahí que la formación de portavoces deba estar siempre presente en la estrategia de comunicación de cualquier organización. En Notorius Comunicación podemos ayudarte a formar al portavoz de tu empresa, desde la perspectiva que nos dan los más de 20 años de experiencia en comunicación corporativa.
Hoy, más que nunca, es necesario cuidar al máximo la relación con los medios de comunicación. Sin duda enviar notas de prensa y comunicados, elaborar dossieres, convocar a los medios, estructurar presentaciones, etc. son tareas fundamentales del Gabinete de prensa. Sin embargo, este trabajo no suple nunca las cualidades de un buen portavoz corporativo, capaz de transmitir con claridad y eficacia los mensajes, cubriendo al 100% las necesidades informativas de los periodistas. Solo así conseguiremos impactos en medios realmente relevantes.
