La guía o manual del empleado es una muy buena ocasión para transmitir la historia, la misión y los valores de nuestra empresa. También es una herramienta muy útil para construir una cultura positiva y fomentar el compromiso de las personas empleadas.
Es frecuente no pensar en este documento hasta que surge la necesidad. Pero crearlo, implica tiempo de preparación y reflexión.
¿Qué es el manual de empleados?
Manual de políticas, manual de procedimientos, manual de bienvenida, guía del empleado… Le llamemos como le llamemos, toda nueva incorporación a la plantilla de la empresa debe recibir uno en su primer día. Como mínimo, en formato electrónico, pero también es recomendable en papel. Es un recurso imprescindible en la intranet, en donde debe estar siempre accesible.
El manual de empleados es un documento sencillo que tiene como objetivo regular convivencia en el trabajo y evitar conflictos. Cuando el número de trabajadores es grande, se hace necesario transmitirles con claridad desde que se suman al equipo cuál es la filosofía de la empresa y qué principios rigen las relaciones. Ofrecer cursos de bienvenida también es una buena opción, complementaria a la entrega del manual.
¿Cuándo es imprescindible?
Un manual siempre es necesario, pero se torna esencial y urgente en algunos casos:
- Si hay muchas personas realizando tareas complejas y parecidas.
- Cuando se desarrollan trabajos muy especializados, no repetitivos y que implican manejar sistemas complejos.
- En momentos de crecimiento importante de la plantilla.
- Cuando la compañía tiene varias ubicaciones físicas.
¿Cómo debe ser un buen manual del empleado?
Debe ser breve y de fácil lectura, por eso es buena idea incluir elementos gráficos. Hay muchos modelos para elaborar el manual del empleado, pero el formato debe adaptarse al tono de comunicación y a la identidad corporativa de la compañía.
En cuanto a su contenido, debe recoger todo lo necesario para entender el funcionamiento interno y cotidiano de la empresa. Recogerá las normas de funcionamiento y disciplina, ética profesional, comunicación interna y relaciones públicas y entre compañeros a las que debe acogerse todo trabajador. En resumen, consiste en poner por escrito las normas informales sobre las dinámicas laborales y el entorno de trabajo.
¿Qué incluyen los manuales de empleados?
Aunque pueden ser muy breves y ahorrarse entrar en algunas temáticas, estos son los puntos básicos que deben contener:
Visión corporativa
Es la descripción de la cultura de la empresa, su misión, principios y valores. También deben añadirse los objetivos corporativos, además de dibujar las principales líneas de actuación de los trabajadores. Es una buena ocasión para poner sobre la mesa qué espera la empresa de los empleados, y qué pueden esperar los empleados de la empresa.
Normas y política de organización
Nos referimos a las normas básicas de funcionamiento interno, que deben estar reflejadas con claridad y no dar pie a varias interpretaciones. Entre ellas:
- Uso personal de los equipos informáticos propiedad de la empresa.
- Uso seguro de Internet y política de protección de datos, así como la propiedad de las comunicaciones digitales de los trabajadores.
- Información sobre la comunicación interna y sus canales.
- Programas de formación propios y externos a disposición de los empleados.
Derechos de los trabajadores
Es la información legal y práctica relacionada con recursos humanos, obligaciones y derechos del trabajador, vacaciones, bajas laborales, jornadas reducidas, etc.
Políticas de no discriminación
Es una oportunidad para mostrar el compromiso de la empresa con la igualdad. Se puede incluir qué conductas constituyen discriminación o acoso, cómo se enfrentarán desde la empresa y qué procedimientos deben seguir los empleados en caso de sufrirlas.
Recomendaciones de seguridad laboral
Son las pautas para evitar riesgos relacionados con el bienestar y la salud durante la jornada laboral. Este punto se verá complementado con el manual de riesgos laborales.
Código de conducta
Aquí se puede elegir hasta dónde entrar en detalle. Se puede mencionar desde el código de vestimenta hasta cuestiones relacionadas con la puntualidad y la asistencia, el uso personal de las redes sociales y las posibles restricciones, etc.
La utilidad del manual del empleado
No hay que perder de vista que el manual del empleado es un marco de referencia que permite unificar objetivos y puntos de vista. También es una herramienta que fortalece el sentimiento de pertenencia y el compromiso laboral. Pero, además, tiene otras utilidades:
Mejora las políticas y el funcionamiento interno
A veces basta con documentar procesos para detectar mejoras. Crear el manual de empleado puede ser una buena excusa para hacer cambios y ajustarse a las necesidades reales y cotidianas. En general, son de utilidad porque definen la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos dentro de la estructura de la empresa.
Ayuda a los nuevos empleados a ubicarse
El manual de empresa permite a las nuevas incorporaciones resolver dudas frecuentes. Así nos estaremos ahorrando muchas consultas recurrentes. Es también relevante su papel como manual de acogida, porque facilita la integración y aporta seguridad a los nuevos trabajadores. Además, pueden ser un útil apoyo a la hora de formarles.
Evita problemas legales
Con toda la información que incluye, el manual del empleado se convierte además en una herramienta muy útil si hay alguna confrontación judicial dentro de la empresa. Al recoger todos los principios laborales que contempla al legislación, es una prueba escrita de normas de obligado cumplimiento. Tanto la empresa como el trabajador, dado el caso, se puede remitir al manual del empleado. También puede ser una prueba de apoyo en procesos judiciales sobre acoso laboral, con el que la empresa puede justificar su lucha contra este tipo de comportamientos.
Herramienta de cultura empresarial
El manual puede ayudar a que se genere el clima laboral que buscamos, al asegurar que todos los empleados comprendan los planes y objetivos generales, además de su papel en el organigrama y de las relaciones dentro de él.
El manual del empleado en la comunicación interna
El enfoque de este documento debe estar dirigido a las políticas tanto de recursos humanos como de comunicación interna. La meta es que el nuevo empleado se adapte a la empresa e integre sus valores y funcionamiento en el menor tiempo posible.
En Notorius, como agencia de comunicación corporativa en Madrid, ofrecemos asesoría a las empresas para la elaboración y revisión de esta pieza clave. El manual del empleado es un documento vivo, que debe actualizarse a medida que cambian los organigramas y cualquier elemento relevante para el funcionamiento interno.
