Según el Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo, el 7,4% del total de trabajadores en España trabaja fuera de la oficina al menos ocasionalmente, 5 décimas más que un año antes. Si bien el porcentaje de teletrabajo es bajo, el ritmo es ascendente. La realidad es que el uso de Internet y de la nube ha convertido el trabajo remoto en un elemento más de la cultura corporativa de muchas empresas y todo un reto a nivel de comunicación.
La labor de la comunicación interna para cohesionar equipos
El teletrabajo favorece la eficacia y el ahorro de costes, así como la conciliación familiar del empleado, que también gana en satisfacción y reduce el estrés laboral. Pero la flexibilidad que aporta la deslocalización y los horarios adaptados a las necesidades de cada profesional y proyectos uponen todo un cambio de paradigma. Para adaptarse a esta nueva realidad es muy relevante el papel de la comunicación interna. Su tarea es fortalecer los vínculos con los trabajadores a distancia, para mejorar la productividad y favorecer un estado de ánimo positivo.
Para encontrar el equilibrio y que no se sientan abrumados ni tampoco abandonados, es necesario preguntarles qué necesidades tienen, qué canales de comunicación prefieren y cómo se sienten más integrados. También es importante conocer si entienden su papel en la empresa y cuáles son los objetivos de esta.
Consejos para involucrar a los trabajadores remotos
Hay que tener claro que las herramientas digitales no garantizan la participación ni el compromiso. Es posible que nuestra empresa tenga múltiples empleados en varios países, con horarios e idiomas distintos. O que contemos con un grupo importante de freelances como apoyo. O, incluso, que tengamos que mantener comunicación con una gran flota de conductores. Todos desarrollan su labor fuera de las oficinas centrales. Al margen de las herramientas, canales y presupuestos destinados a la comunicación, estas pautas ayudan a mantener a los empleados en remoto comprometidos e integrados en la empresa:
Herramientas para una comunicación fluida
Skype o Slack se han convertido en imprescindibles. Además, las videoconferencias crean lazos más estrechos y también son más productivas: las personas participantes están al 100% en la conversación, algo que no ocurre en un chat o incluso en una conversación telefónica. Es un hábito saludable mantener una videoconferencia semanal, con un orden del día enviado previamente a los participantes para ahorrar tiempo.
Hay que tener en claro también que, a pesar de la flexibilidad de horarios, las horas en las que debe estar un empleado disponible deben ser aproximadamente las de la jornada laboral del resto de sus compañeros.
Fomenta la participación
Se puede animar a que los teletrabajadores interactúen y aporten. Pueden hacerlo a través de chats grupales, comentarios en el blog corporativo, formando parte de actividades para generar ideas… Además, es posible que pongan sobre la mesa información útil sobre procesos o atención al cliente. Para animarles a intervenir, hay que transmitirles que han sido escuchados y que sus opiniones son valoradas.
Reconoce el trabajo bien hecho, y hazlo en público
El objetivo es evitar que los empleados que teletrabajen se sientan olvidados. Elogiar su trabajo y comunicar sus logros es vital. Se pueden compartir casos de éxito a través de la newsletter corporativa, de la intranet o del blog de empresa. Todo esto no solo motivará al trabajador, también le hará sentirse parte de un todo y apuntalará nuestra estrategia de employee advocacy.
Potencia el papel de los mandos intermedios
Las personas de la empresa que se comunican con los trabajadores en remoto deben ser quienes transmitan los mensajes corporativos. También es tarea suya ofrecerles la información más relevante y ajustada, mostrarles cómo forman parte del engranaje y qué lugar ocupa el producto de su trabajo.
Teletrabajo sí, reuniones presenciales regulares, también
No tiene porqué ser muy frecuentes, pero sí es necesario verse las caras de vez en cuando. Reuniones de equipo más o menos informales, charlas y eventos sectoriales son buenas ocasiones para que los trabajadores remotos conozcan al resto.
Un nuevo modelo de trabajo debe reflejarse en el plan de comunicación
Una vez la empresa apuesta por el teletrabajo, hay que adaptar el plan de comunicación a los cambios. La clave está en dar un trato similar a los empleados que trabajan desde la oficina y los que lo hacen desde otros lugares. Así no se sentirán solos, porque se mantendrá una comunicación fluida con ellos para motivarles y mantenerles integrados en el equipo.
Es vital no descuidar la relación con el empleado que teletrabaja si se busca una relación duradera y el compromiso con la empresa. Y en esta tarea de fortalecimiento de los lazos emocionales la comunicación interna juega un papel primordial. Para guiar este proceso y conducirlo al éxito, es buena idea contar con el soporte de una agencia de comunicación organizacional.
