Las relaciones con periodistas se deben mimar durante todo el año. No importa si hay campañas o lanzamientos de productos próximos. Si queremos conseguir su atención cuando de verdad la necesitamos, es imprescindible trabajar el contacto también en “temporada baja” de noticias.
No podemos tener la certeza de que el periodista va a escribir la historia que le contamos ni tal y como se la contamos. Pero lo recomendable es que, como portavoces de comunicación, respondamos siempre a sus preguntas. Solo así garantizaremos que la voz de la compañía tiene eco. Una negativa solo tiene sentido cuando la temática planteada es irrelevante para nuestra marca o no va a traer ningún beneficio. También podemos eludir la respuesta si nos están planteando cuestiones con las que no tenemos conexión o no queremos tenerla.
Ahora bien, en el caso de que decidamos iniciar una conversación, hay que tener en cuenta una serie de puntos:
Prepárate e investiga
Si te contacta un medio, no te veas en la obligación de responder en el mismo momento. Ataja la petición diciendo que devolverás la llamada. Primero asegúrate de que la persona te facilita su nombre y algún otro dato de interés. Así podrás investigar a quien te va a entrevistar, saber qué temáticas trata habitualmente, si ya ha escrito algo sobre lo que te quiere comentar, etc.
Llevar la iniciativa nos puede dar más tiempo para reaccionar y preparar las respuestas. Eso sí, evita siempre un “sin comentarios”; por buenas razones que tengamos para no hablar, solo conseguiremos transmitir que ocultamos algo. Si el no comment llega al público, puede perjudicar al valor de transparencia de la marca.
En esta línea, es muy útil solicitar al periodista las preguntas con antelación. Es posible que acepten y te faciliten todas las cuestiones, porque así conseguirán una información más completa.
Respeta sus plazos
Los periodistas suelen estar cargados de trabajo y contar con fechas límite muy ajustadas. Pónselo fácil, pregunta siempre por el cierre de edición y anticípate. Agradecerán no tener que escribir con prisas para entregar la pieza dentro de plazo. Además, así te asegurarás de que se toman su tiempo para crear una noticia con profundidad, y no un simple breve a pie de página.
Evita los comentarios off de record
Es muy probable que la idea de confidencialidad no sea la misma para ti que para el periodista, o que los límites sean difusos y distintos entre profesionales de los medios. Es fácil que se acabe publicando algo que no queríamos; para evitar sustos, mejor siempre on.
Define la duración de la entrevista
Expón desde el primer momento al periodista cuánto estimas que puedes dedicarle. Ahorrarás tiempo y evitarás los riesgos de una conversación larga. Prepara siempre argumentos para justificar la finalización del encuentro de una forma positiva y natural.
Manténte firme
Es decir, si una pregunta te parece poco adecuada, no sientas la obligación de responderla. Explica que no eres la persona adecuada para ello y facilita, tras dar por cerrada la entrevista, a quién puede contactar. El periodista lo percibirá como una ocasión de enriquecer su historia, más que un “balones fuera”.
Ofrece ayuda y seguimiento
Es posible que al periodista le surjan dudas sobre lo que habéis comentado una vez se ponga a escribir. Dale tu contacto y muéstrale tu disposición para resolver sus consultas. En definitiva, ofréceles ayuda para que hagan mejor su trabajo. Deberás mostrarte como una fuente de información útil y asequible; es la mejor manera de garantizar contactos posteriores.
Grabar la conversación, evitar lenguaje técnico, facilitar titulares, entregar documentación complementaria… son otros buenos consejos para tratar con los representates de los medios y obtener resultados exitosos. Hay que tener en cuenta que, de una buena relación con los periodistas dependerá el impacto que tenga nuestra marca en medios. Además, crear una conexión y mantenerla multiplica las posibilidades de recibir respuestas positivas a las peticiones que hagamos. Explicamos más sobre esto en el post con consejos para salir en medios de comunicación.
Hay que tener muy claro que los periodistas son un medio, no un fin en sí mismos. Por eso el tiempo de lanzar notas de prensa y esperar a su publicación hace mucho que dejó de tener sentido. La base del éxito en nuestra estrategia con los periodistas está marcada, en gran medida, por las relaciones humanas que seamos capaces de establecer.
