Los cambios dentro de las empresas se dan cada vez con más frecuencia y complejidad. La transformación tecnológica y la internacionalización de los mercados son solo dos de los retos que exigen una rápida adaptación.
Para conseguir que estos cambios no afecten de forma negativa a la estructura y los procesos de trabajo de las compañías, la comunicación interna es vital. Con ella se conseguirá una buena adaptación de los trabajadores, evitando que la transición suponga un estrés añadido.
El departamento de comunicación se encargará de hacer entender a los empleados en qué consisten los cambios y cómo trabajar para adaptarse. El objetivo es que se mantenga su compromiso con la empresa y su interés por permanecer en ella.
Preguntas para gestionar de forma eficaz la comunicación del cambio
¿En qué consiste el cambio?
Entender de qué se trata es imprescindible para comenzar. Toda la empresa debe estar alineada y compartir el objetivo principal a conseguir con esta novedad. Previamente a la elaboración o el reajuste del plan de comunicación es necesario que se pongan en común las posiciones de cada integrante del equipo, sobre todo para detectar aquellas que están más alejadas del objetivo.
¿Quiénes van a sufrir el impacto del cambio?
Aquí es tan importante el quién como el cómo. Hay que analizar cuál ese impacto, sea indirecto o directo y cómo afectará a las personas y a los equipos.
¿Qué barreras existen?
Los cambios pueden ser difíciles, sobre todo al principio. Tener cierta reticencia en los primeros momentos es natural, pero puede llegar a ser un problema si se transforma en resistencia y no en buena disposición.
Por ello conviene detectar en qué areas o personas podemos encontrar el bloqueo, para buscar las herramientas para salvarlo, o crear unas nuevas. Aquí el departamento de comunicación juega un papel fundamental: planificar y dar a conocer lo positivo de este cambio animará a los empleados a verlo con menos recelo.
En esta línea, es muy interesante adaptar la comunicación tanto a las fases del proceso como a las necesidades de los empleados. Así entenderán mejor cuál es su papel en la implantación del cambio y de cara al futuro.
¿Es necesario un plan de comunicación interna para gestionar mejor el cambio?
La respuesta es sí. Es la mejor herramienta para involucrar a los trabajadores y transmitir a todo el personal la necesidad del cambio de cara a la innovación empresarial.
Un plan de comunicación del cambio bien estructurado facilitará que el proceso sea transparente, aportando así mayor credibilidad a la empresa. Además, ayuda a organizar la formación necesaria para los trabajadores, fomenta la participación y, por tanto, el sentimiento de pertenencia al grupo.
¿Cuándo acaba la comunicación del cambio?
Una vez pasada la fase de comunicar los mensajes más importantes a los diferentes actores del cambio, hay que estudiar si ha tenido éxito. Es la mejor manera de garantizar que no habrá una pérdida de productividad provocada por una lenta adaptación. Así, hay que pulsar la opinión de empleados y equipos afectados, para poder ajustar de forma óptima la comunicación dirigida a ellos. El objetivo de esto es fomentar su confianza y compromiso y que retomen rápidamente la actividad que se pudiera haber visto detenidas por el cambio.
La necesidad de formar en una cultura del cambio
La clave de este proceso es comunicar que el cambio es necesario, poniendo el acento en los aspectos más positivos y didácticos para promover también un cambio de mentalidad.
Esto implica que la comunicación debe estar liderada por el departamento de comunicación pero siempre en colaboración con el de recursos humanos y dirección. Hay que tener en cuenta que las áreas de formación y comunicación interna deben ir de la mano en este proceso.
