Una agencia de comunicación es una verdadera aliada para tu empresa. Confiarle las tareas comunicativas no implica que pierdas el control o que pueda decidir sin consultarte. Es más, la agencia necesita que le aportes una guía precisa para así ser lo más eficaz posible. De esta manera se evitan confusiones que pueden comprometer toda la estrategia de comunicación. ¿Cómo podemos conseguir esta transmisión de expectativas con la mayor claridad? Sin duda, el briefing de comunicación es la herramienta con mayúsculas.
Qué es un briefing de comunicación y por qué es tan necesario
El briefing es un informe que debe contener toda la información necesaria para arrancar un proyecto de comunicación. Con él podrás empezar a trabajar codo con codo con el departamento de comunicación de tu organización o, si eliges externalizar, con la agencia de comunicación y marketing contratada.
Un briefing bien planteado puede ahorrar muchas videollamadas, reuniones e hilos de e-mail. También es un ejercicio muy útil para definir y estructurar nuestras propias ideas. Sin duda deberá ser breve, relevante y claro, y traerá todos estos beneficios:
- Trabajo de más calidad, más eficaz y medible. El briefing es la referencia, la base de una buena campaña de comunicación, porque nos ayuda a transmitir las ideas y acciones que queremos llevar a cabo. A mayor claridad al compartir con la agencia la perspectiva de la empresa, mejor será su labor de detección de las principales barreras e implementación de la estrategia de comunicación.
- Ahorro de tiempo y de dinero. Con los objetivos y las expectativas identificadas con claridad desde el primer momento, la agencia evitará errores y la repetición de acciones que no funcionan. Un buen briefing evita perder tiempo, por eso merece la pena invertir esfuerzo en diseñarlo.
- Medición real de los resultados: el briefing estipula cómo debe ser el desempeño y cómo se medirá. Resulta imprescindible para establecer la remuneración de la agencia y evitar malentendidos.
Consejos para redactar un briefing de comunicación
Como decíamos antes, debe ser siempre un documento breve, de no más de 3 páginas, pero que incluya información suficiente y relevante. De lo contrario, generaremos dudas en nuestro interlocutor o peor, le invitaremos a dar cosas por sentadas.
Aunque parezca obvio, el briefing debe ser un documento escrito. Estará presente en todas las reuniones, desde la de lanzamiento a las de seguimiento y evaluación. Así, todas las partes estarán al tanto de los resultados logrados. Es buena idea también acompañarlo con una primera sesión informativa para que la agencia plantee sus dudas y comparta sus opiniones.
Debe ser muy claro e incluir una definición sencilla de los puntos esenciales. Contendrá la información más importante, capaz de despertar el interés y la creatividad de la agencia. Asimismo, debe definir objetivos específicos y mediables. Es decir, por parte de la empresa debe estar sobre la mesa qué se espera y qué estrategia considera más adecuada para obtener el mejor resultado.
¿Qué debe incluir un briefing para tu agencia de comunicación?
Aunque no hay un modelo estándar, en los briefings de comunicación se suelen incluir estos puntos:
- Información sobre la empresa y antecedentes. Quién es, qué hace y otros datos pertinentes sobre el negocio, el mercado (competencia, comportamiento del consumidor hacia la marca, cuota de mercado, medios y canales de comunicación más empleados en el sector, etc.). Además, es útil añadir información detallada sobre el producto, la historia de la marca, el plan de comunicación actual, los resultados de los anteriores, etc.
- Objetivos: Tanto a nivel empresarial y de marketing (aumentar ventas, ampliar la audiencia, conseguir tráfico online, etc.) como de comunicación (mejorar la imagen de la marca, potenciar el posicionamiento, aumentar el conocimiento de marca, etc.).
- Público objetivo. Es recomendable ir más allá de los clásicos datos sociodemográficos y pensar en las necesidades, los problemas y el comportamiento en general del consumidor al que nos dirigimos.
- Mensaje. Debe ser claro, que no genere dudas o varias interpretaciones. El objetivo es que deje huella en nuestro público, por lo que es útil pensar en suscitar emociones.
- Medición. La empresa debe definir cómo medirá el desempeño de la campaña y la labor de la agencia, así como los plazos.
- Medios y canales a emplear. En función del público al que nos dirijamos, sus características y comportamientos, se determinarán los canales, medios y el tono a emplear. La meta principal es impactar a las personas adecuadas en el momento más oportuno.
- Otra información práctica. Desde el presupuesto asignado a cada fase, el timeline (fechas clave, pruebas, reuniones de seguimiento, entregas, envío a medios, pago de facturas, etc.) a las particularidades de cada proyecto (límites legales a ciertos productos, por ejemplo).
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