Las reuniones internas de los equipos de comunicación interrumpen el trabajo diario y, muchas veces, consumen demasiado tiempo. Si, además, no son encuentros resolutivos, la frustración y hasta el enfado están garantizados. Para ganar en eficacia y aprovechar las reuniones al máximo es necesario repensar cómo planteamos estos encuentros y reestructurarlos.
8 consejos para conseguir reuniones eficaces
Los equipos de comunicación trabajan codo con codo con el de marketing y bajo la atenta mirada de la dirección. También son muy frecuentes los encuentros con los equipos de ventas, con el que es imprescindible alinearse.
Envía con tiempo el orden del día
Debe ser un documento concreto que especifique y delimite bien qué temas se van a tratar. Es buena idea incluir el tiempo estimado que se le dedicará a cada cuestión, incluida la puesta en común de ideas. También está bien añadir quién la liderará y quiénes participarán.
Además, podemos animar a los participantes a prepararse la reunión, revisando la información extra o propuestas que les adjuntemos.
Señala quién dirigirá la reunión
Nos referimos a la persona que controlará las intervenciones, que resumirá las conclusiones, que agilizará la reunión llegado al caso… no es un papel fácil, pero es imprescindible para conseguir mayor productividad. Y debe ejercerlo con claridad una única persona.
Su papel debe dar cabida a todos los puntos de vista, equilibrar aquellos que sean contrarios y optimizar el uso del tiempo. Debe ser racional, práctico y estar siempre en calma. Así evitará que la reunión discurra por el lado más emocional y se pierda el control de la situación.
Indica los objetivos de la reunión
Señálalos con claridad en el documento que envíes por e-mail para la convocatoria. Léelos nada más comenzar el encuentro. La reunión debe orientarse a tomar decisiones para alcanzar esas metas.
Limita la cantidad de participantes
Cuanta más gente forma parte de una reunión, más ineficaz será. No solo porque los turnos serán interminables. Siempre habrá quien se distraiga y apenas aporte al no sentirse apelado directamente, lo que supone una doble pérdida de tiempo. Hay que convocar a las personas justas y directamente implicadas en lo que se va a tratar.
Establece reglas para el uso del móvil
Es algo que debe dejarse claro desde el minuto cero. Cuando más breve y eficaz sea la reunión, antes podrán volver a consultar sus móviles los participantes. Durante lo que dure el encuentro, lo mejor es no tener esa fuente de distracción.
Las notas, mejor si las tomamos a mano. Y, en la medida de lo posible, hay que evitar los Power Point. Solo ocupan tiempo y seguro que puede resumir su contenido de viva voz en pocos minutos.
Equilibra a las personas más habladoras con las que lo son menos
Hay que evitar a toda costa que alguien protagonice la reunión y consuma el tiempo de los demás. Si es algo que sucede con frecuencia, se puede comentar con esa persona de forma individual antes de compensar. También se debe apelar directamente al resto de personas para que muestren su punto de vista.
Evita interrupciones
Es una reunión, no un debate. Las personas deben poder acabar su exposición sin que nadie más intervenga. Si no, se iniciará un diálogo que solo provocará que perdamos tiempo y foco.
Resume los pasos a seguir
¿Cómo se van a ejecutar las decisiones tomadas en la reunión? El momento de las conclusiones es la ocasión para definir tiempos, tareas y responsables. También para valorar si se ha cumplido la hoja de ruta de la reunión y se han tocado la mayoría de los puntos.
Es muy recomendable poner por escrito todo esta información y enviársela por e-mail a los participantes.
¿Con qué frecuencia deben celebrarse las reuniones?
Lo más común es convocarlas ad hoc para tratar alguna cuestión en concreto. Pero es recomendable celebrar reuniones generales con una periodicidad establecida. No hará falta que sean convocadas, ya que todo el mundo las tendrá en su agenda.
Por ejemplo, el primer lunes de cada mes a las 9 de la mañana se analizan los resultados del mes anterior. Cómo han funcionado las campañas, cuáles serán los objetivos del mes siguiente, cómo se van a repartir los esfuerzos, qué papel desempeñará cada persona en la estrategia, qué nuevas tendencias se han detectado, qué propuestas hay…
Además, las conclusiones de las reuniones de comunicación y marketing serán muy útiles para otros departamentos. Por eso es conveniente levantar un acta de todo lo que se comente.
¿Cuál debe ser la duración ideal?
Fácil: una reunión, cuanto más breve, mejor. Como no siempre podremos resolver en un cuarto de hora todo lo necesario, el límite que debemos establecer son los 50 minutos. A partir de ahí es más que probable que la atención se disperse. También comenzarán a hacer mella en los asistentes la impaciencia y el aburrimiento.
Se pueden adoptar algunas características de las metodologías agile. Se emplean mucho en equipos de desarrollo de software pero no solo. Es el caso de SCRUM, o los conocidos como stand up meetings;: si se hacen de pie, las reuniones serán mucho más breves ante la incomodidad de no estar sentado.
A pesar del auge del teletrabajo, las reuniones presenciales son necesarias. Sirven para cohesionar el equipo y poner en claro muchas situaciones. La clave es gestionarlas con agilidad, para así dedicar el menor tiempo posible a organizar y el máximo a ejecutar.
