La Intranet es una herramienta de comunicación interna que se lleva usando años en las empresas. Permite compartir de forma eficaz información, archivos y recursos a través de una red privada.
Con la llegada de la nube, las intranets ya no son simples webs con funcionalidades limitadas. Ahora sirven para potenciar el intercambio de información, la administración de proyectos y todo en aras de una mayor productividad. Pero la esencia de la intranet ha perdurado a pesar de los años y los cambios tecnológicos.
Razones para apostar por una intranet
Aunque el coste implantación pueda parecer elevado, el retorno de la inversión merece mucho la pena. Su uso, a la larga, implica un importante ahorro de tiempo y dinero, al permitir que cualquier empleado acceda a información y recursos directamente, sin perder tiempo en buscar o preguntar a otras personas. Además, el ahorro en papel que supone también relevante.
Disponer de una intranet también elimina la necesidad de contar con distintos softwares para cada actividad. Así, se puede reunir en un único recurso todo lo necesario para las tareas de marketing, contabilidad o recursos humanos.
Su labor como herramienta centralizadora de la comunicación y de la documentación es la más relevante, así como la calendarización de eventos y reuniones sin acudir a plataformas externas de terceros. De este modo se gana en eficacia y se mejora la comunicación interna.
Cómo beneficia el uso de intranet a las organizaciones
Mejora la participación y el compromiso de los empleados
Permite que todos aporten y contribuyan en los proyectos. Además, al conectarse todos de forma diaria al mismo espacio, se fomentará la sensación de pertenencia, así como la idea de trabajar por un objetivo común. Esto es importante cuando el trabajo es remoto.
Permite una comunicación fluida y horizontal
La intranet puede aportar un carácter social a la comunicación y evitar que la gente se aísle. Además, bien gestionada elimina las barreras en las estructuras más jerárquicas, enriqueciendo la comunicación. Permite también observar tendencias y puntos de mejora, mostrando de forma transparente la información y también escuchando a los trabajadores.
Potencia el trabajo en equipo
Es una herramienta propia que facilita el trabajo colaborativo. Esto se consigue a través de funcionalidades pensadas para centralizar las comunicaciones y documentos de los proyectos en un único lugar, hacer seguimientos y guardar historiales.
Permite una comunicación más eficaz sin pérdidas de información
Para evitar que los mensajes relevantes se pierdan en bandejas de entrada de correo, nada mejor que canalizar vía intranet esa información. Qué decir tiene que es la mejor alternativa para archivar y reunir documentos, evitando duplicidades y problemas con distintas versiones.
Funcionalidad de gestión de proyectos
Tener en un mismo lugar la herramienta de gestión de proyectos en lugar de acceder a un recurso ajeno, es una ventaja evidente. Facilita el seguimiento de los procesos, la implantación de cambios y la aplicación de mejoras, todo sin depender de terceros.
Herramienta para la gestión de los RRHH
La intranet puede ser especialmente útil para el área de recursos humanos, tanto para que los nuevos empleados se informen y adapten nada más incorporarse como para detectar embajadores dentro del propio equipo.
Qué no debe faltar nunca en una intranet
Para que realmente sea útil y funcional, debe incluir estos elementos como mínimo:
- Directorio de empleados y sus perfiles: por lo menos, con una imagen y los datos de contacto. También puede da la opción de añadir un breve resumen de la experiencia profesional, losobjetivos en la empresa, etc.
- Función de búsqueda eficaz: es fundamental en una intranet. Debe buscar en todos los recursos que contiene, y devolver resultados relevantes. Solo así se evitarán pérdidas de tiempo y la frustración del usuario, con el consiguiente abandono.
- Contenido de calidad, atractivo y que resuelva necesidades: conviene usar todos los formatos para enriquecer la información, desde artículos a blogs, además de vídeos e infografías para mostrar procesos internos de una forma asequible.
- Espacio para el reconocimiento del equipo y sus miembros: en la intranet no solo se deben reflejar los éxitos de la compañía, también los premios o reconocimientos que reciben los empleados. Así se apuntala su motivación y se muestra el valor del trabajo bien hecho.
- Recursos centralizados y fácilmente consultables: desde actas de reuniones a información sobre beneficios sociales. Un centro de recursos es imprescindible en una intranet.
Consejos para poner al día la intranet y mejorar su uso
Es posible que las personas hayan dejado de usarla por múltiples razones. Una actualización que mejore la usabilidad y haga más accesible la información importante podrá revertir esto. También habrá que conseguir que los usuarios se involucren y la utilicen de nuevo. Hay que valorar que, para todo esto, es posible que sean necesarias formaciones específicas.
Mejora la usabilidad y las funcionalidades más relevantes
La razón más frecuente por la que las personas dejan de usar la intranet es porque se les hace complicado manejarla. Información difícil de encontrar, desactualización de la herramienta, procesos complicados que no facilitan el día a día… La intranet tiene que aportar soluciones y ventajas, no ser un problema añadido. Por eso hay que pararse a pensar las razones de esta falta de uso y mejorarla.
Revisa el diseño
Usabilidad, calendarios útiles y accesibles, una caja de búsqueda a mano y que devuelva rápidamente resultados relevantes son los básicos.
Involucra a los usuarios
Lo mejor es saber por qué no la utilizan y qué mejorarían para cubrir sus necesidades. Todo el mundo quiere ganar en productividad y agilidad. Si la intranet se convierte en una herramienta útil, los empleados la usarán. Hacer que formen parte de las reuniones para detectar las áreas de mejora es una manera tanto de optimizar la intranet de verdad como de conseguir que el equipo se involucre y la utilice después. Seguro que hay personas dispuestas a reunir los comentarios del resto del equipo para presentarlos al equipo técnico responsable de aplicar los cambios.
Además, la formación es fundamental para todo el equipo. Explicar las novedades y los usos recomendados fomentará el uso. Las personas tendemos a no usar aquello que no entendemos del todo, por lo que la información se torna básica en este caso.
Es importante que también que la información sobre el funcionamiento de la intranet sea accesible, comprensible, útil y fácil de consultar. Cómo usar la búsqueda, como manejar el control de versiones, cómo compartir recursos… Todo debe estar explicado.
Una herramienta más de la comunicación organizacional
La comunicación corporativa trabaja intensamente la comunicación interna. En ella, la intranet se convierte en una herramienta muy valiosa tanto para pymes como para grandes empresas. Pero, para exprimir al máximo este recurso, es necesario incluirlo en una estrategia. En Notorius Comunicación somos expertos en esta y otras tareas específicas de gabinete de comunicación estratégica.
