La nube nos ha traido un nuevo modelo de uso de las herramientas digitales y también de las comunicaciones. Guardar en local archivos e información es cada vez menos habitual. La posibilidad de que los integrantes de los equipos de trabajo puedan compartir materiales de forma ágil, en tiempo real y desde distinas localizaciones es un enorme avance. Sin duda, almacenar archivos en servidores y acceder a ellos a través de Internet tiene múltiples ventajas para la organización y la comunicación internas.
La nube ha llegado para quedarse
Hay que tener en cuenta que la nube no solo se limita a almacenamiento, aunque es el uso más extendido hoy por hoy. Hay también aplicaciones y herramientas basadas en ella y que ofrecen servicios de voz y datos que son toda una vuelta de tuerca a la comunicación corporativa en todas sus vertientes. La realidad es que las comunicaciones internas y también las externas están más integradas y permiten comunicarse con todos los públicos: desde los empleados, a los clientes, inversores o medios de comunicación.
Beneficios del uso de la nube
La más importante es tener acceso a los documentos que necesitemos desde cualquier lugar y dispositivo. Pero el uso cotidiano de la nube tiene otras muchas ventajas:
- Ya no es necesario instalar programas en nuestros equipos y tener que actualizarlos, porque basta con usar el navegador. La empresa responsable de los servidores se encarga del software y de mantener todo actualizado.
- Supone un importante ahorro de costes: no hace falta distribuir tantas copias de programas como personas trabajan en la empresa. Además, los equipos no necesitarán ser tan potentes ni disponer de mucho almacenamiento. La razón es que los programas se ejecuten fuera de ellos y los archivos están ubicados en otro lugar. También se ahorra, por tanto, en mantenimiento técnico.
- Es escalable: permite un crecimiento ajustado a las necesidades de la actividad. Además, si hace falta contratar más almacenamiento, se puede obtener casi al instante.
- Permite hacer copias de seguridad que estarán siempre disponibles: en el caso de pérdida o robo de equipos, la información estará guardada de forma segura. La nube no se estrope ni falla como lo hacen los USB o discos duros.
- Unifica el almacenamiento de material: tener en un único sitio las últimas versiones de todos los documentos y archivos redunda en mayor eficacia en la búsqueda y en la gestión de la información. Aplicar el control de cambios es más fácil que nunca.
En qué puede y debe mejorar
La contrapartida del uso de la nube es el reto que supone a ciertos niveles:
- La privacidad y la seguridad son sin duda el gran campo de batalla. Aunque los proveedores de estos servicios disponen de sistemas de seguridad muy avanzados, las brechas de seguridad de gigantes como Google y Facebook plantean dudas razonables acerca del cloud computing.
- Dejamos de tener el control total sobre el material que subimos a ella. No hay más opción que cederlo al proveedor.
- Dependemos al 100% de la conexión a Internet para acceder a nuestros archivos. Sin red, no hay nube.
- Pueden surgir problemas legales. Los servidores se encontrarán en cualquier país, por lo que la legislación que les aplicará será muy posiblemente distinta a la nuestra.
- Del mismo modo, se pueden plantear conflictos relacionados con la propiedad intelectual. La propiedad y autoría de los archivos puede resultar confusa llegado cierto punto, sobre todo con relación a los clientes.
¿Cómo cambia la nube la comunicación corporativa?
El cambio del papel al e-mail es un hecho y ha traído múltiples ventajas. La transición a la nube es el siguiente paso en la transformación digital de las empresas.
Más flexibilidad y eficacia
El beneficio más importante que aporta es sin duda la flexibilidad a la hora de trabajar y de comunicarse. Permite integrar a trabajadores en distintas localizaciones en un mismo equipo. Así se pueden resolver las tareas a distancia con agilidad, fomentar el teletrabajo y aprovechar los viajes profesionales al máximo. Además, la centralización de las comunicaciones a través de la nube permite integrar los mensajes de una forma más eficaz y coherente, ya sean los dirigidos a los consumidores como a los propios trabajadores o clientes.
Mayor productividad
La agilidad y eficacia con la que nos podemos comunicar a través de la nube es enorme. Son canales multimedia que permiten gestionar la comunicación interna y externa a gran velocidad. La mensajería instantánea permite intercambios de información ricos, basados en chats pero también en intercambios de archivos de toda índole. Además, las conversaciones son fácilmente consultables en cualquier momento por los miembros del grupo, sin la exigencia de estar online cuando se produce la discusión.
Más herramientas para los profesionales de la comunicación corporativa
La agilidad en las comunicaciones permiten la conexión continua con el entorno. Esto es muy relevante para la rápida detección de posibles crisis, facilitando una reacción a tiempo. Por otro lado, facilita las relaciones y comunicaciones de calidad con los clientes e inversores. Permite proponer presentaciones más atractivas, que fomenten la interacción y tengan formatos multimedia. En definitiva, la experiencia en torno a la marca mejora porque lo hacen las comunicaicones corporativas.
Mejor experiencia de usuario
En los servicios B2C, la comunicación basada en la nube supone una mejora importante en la experiencia del consumidor. Un cliente que utiliza el smartphone para todo, recibirá de buen grado servicios en tiempo real, información, descuentos y experiencias personalizadas. Además, la innovación es constante, fomentando la interactividad y apuntando hacia la realidad virtual.
Una herramienta imprescindible para la empresa
Según el estudio de Oracle “The Cloud Redefines Customer Experience”, la mayor parte de las empresas consultadas, un 74%, señalaron que las comunicaciones basadas en la nube son clave para lograr los objetivos empresariales. También están de acuerdo un 65% en que la integración de las comunicaciones a través de aplicaciones en la nube serán la forma más común de interacción con los públicos internos y externos. Además, apuntan que mejorarán las ventas y en general los resultados empresariales.
Queda claro que el uso de la nube es un imprescindible para los profesionales de la comunicación y para el día a día de los clientes. Por eso, si necesitas implementar su uso para optimizar la comunicación interna y externa de tu empresa, te vendrá bien el consejo de Notorius, la agencia de comunicación corporativa en Madrid. ¿Hablamos?
