La mayoría de posts sobre comunicación interna recogen consejos para optimizarla. Pero enumerar los fallos más frecuentes también nos puede ayudar a detectar errores y subsanarlos a tiempo. Aquí van unos cuantos:
Envíos de información demasiado frecuentes
Para evitar la saturación de nuestro público interno, hay que filtrar los mensajes y enviar solo los que de verdad sean relevantes y aporten valor. Nunca es aconsejable inundar de e-mails la bandeja de entrada de la gente, ya reciben demasiado ruido.
Tono unidireccional y poco comprensible
La escucha debe ser activa: la comunicación interna será así siempre un diálogo y se centrará, en buena medida, en las personas empleadas de la empresa. Además, debe adaptarse a las necesidades y preferencias de quienes van a recibir los mensajes, o si no se perderá su atención. Es necesaria la segmentación en función del público objetivo y el momento y, seguramente, “traducir” el lenguaje más técnico.
Que la información fluya de forma jerárquica de arriba hacia abajo provocará retrasos y que no haya una retroalimentación saludable. Además, todo dependerá de lo que se molesten las personas responsables en redistribuir la información. Lo vital es que esta llegue a quienes más la necesitan. Es decir, las personas que llevan a cabo el trabajo. Por eso implicar a todo tipo de mandos y empleados de todos los niveles en esta cadena hará que la comunicación sea más efectiva.
Por otro lado, la bidireccionalidad proporciona información muy valiosa a las personas responsables de tomar decisiones. Les transmite una imagen real y actualizada de lo que está sucediendo en sus equipos.
Demasiados canales o desactualizados
Hay que escoger bien a través de qué canales se distribuye la información para ser realmente eficaces. Deben ser las más ágiles y actuales para que la comunicación no sea ignorada, pero adoptar cada nuevo programa que aparece puede traer más riesgos que beneficios. Imponer el uso de demasiadas herramientas puede confundir y frustrar a las personas a las que queremos llegar.
Líderes que no saben comunicar
Para compartir algo tan valioso como el expertise de los profesionales de referencia de la empresa, probablemente será necesario darles formación en comunicación. No todo el mundo tiene dotes innatas para comunicar, por eso el papel de la asesoría de comunicación interna tiene mucha importancia.
Comunicadores/as internos que se limitan a distribuir mensajes
Entender con profundidad el funcionamiento de la empresa es clave para una buena comunicación interna. No se trata solo de reenviar boletines: las acciones deben medirse y ligarse también a objetivos de marketing. Además, es muy positivo dominar técnicas como el storytelling para que cualquier tema corporativo resulte interesante y atractivo. Para una comunicación interna eficaz también hay que establecer vínculos emocionales, o resultará demasiado encorsetada y despersonalizada.
En esta línea, es recomendable comunicar con frecuencia los logros conseguidos por la empresa. Así la motivación y el sentimiento de pertenencia aumentarán.
Falta de conexión entre la comunicación interna y la estrategia de negocio
Lo que se comunica tiene que servir para que los empleados/as lleven a cabo su trabajo, en el marco de la estrategia empresarial global. Las cuestiones tangenciales o que no estén alineadas con la misión o la estrategia de la compañía solo servirán para confundir y saturar a nuestro público.
Fuentes ajenas a la empresa como origen de información
En compañías grandes es complicado evitar que noticias de fuentes externas lleguen al equipo. Pero es vital trabajar para que de quien reciban las noticias importantes sea de la propia empresa. Aquí, la agilidad es imprescindible: hay que diseñar un proceso de producción de información claro, corto y bien definido. También lo es elegir el canal más rápido: hoy en día es, sin duda, el móvil.
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En entornos laborales en los que se entremezclan profesionales de distintas generaciones con hábitos muy distintos a la hora de consumir información, conseguir comunicar de forma eficaz es todo un reto. Pero hay que tener en mente que el esfuerzo merece la pena: una comunicación interna efectiva genera satisfacción en las personas empleadas y mejora la rentabilidad.
