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Consejos para mejorar los envíos de emails internos

Ragan.com, web especializada en comunicación corporativa, ha publicado un estudio de PoliteMail con el análisis del envío e interacción de 200 millones de correos electrónicos internos. El objetivo es dar pautas para optimizar el envío de e-mails internos, ahorrando tiempo y aumentando la tasa de lectura.

Algunas de las preguntas que se responden con este informe son muy comunes. ¿Enviamos demasiados e-mails? ¿Cuándo resultan tan largos que el receptor desconecta? ¿Cuál es la frecuencia más adecuada? ¿Es necesario segmentar los envíos? ¿Qué hora es la más adecuada? ¿Cómo es un “asunto” ideal?

El estudio recoge datos de 10 sectores a lo largo de 3 años. Aunque ofrece información relativa a Estados Unidos, las conclusiones extraídas son útiles y extrapolables a otros mercados. Las resumimos a continuación:

10 consejos para optimizar los e-mails internos

Mejor e-mails breves, frecuentes y a primera hora de la mañana

El objetivo de enviar correos a los empleados es que los lean. Parecerá una obviedad, pero no basta con que los abran para escanear el texto rápidamente; queremos que entiendan o que hagan algo. Pero a tenor de las cifras que se reflejan en este informe, es necesario dar una vuelta a nuestra forma de enviar correos internos. Solo el 40% de los empleados leerán al menos el 30% del mensaje, y menos del 12% hará clic en algún enlace. Estas son algunos consejos para enviar e-mails internamente y conseguir mejor engagement:

Envía menos contenido

Sobrecargar a la gente e interrumpir su trabajo con muchos e-mails es contraproducente. Acabarán ignorando las comunicaciones. Por eso es mejor seleccionar los contenidos en lugar de enviar “todo”.

Usa imágenes

Infografías, fotos, gráficos de todo tipo… además de facilitar la lectura, despertarán el interés de quien recibe el e-mail.

Segmenta el público

No todo el mundo percibirá como relevante la misma información. La eficacia de la comunicación es menor si enviamos el mismo e-mail a muchas personas sin mayor criterio.

Envía con más frecuencia

Más breve y con más frecuencia funciona mejor que largo y espaciado en el tiempo. La sobrecarga suele girar en torno a la cantidad de información, más que al volumen de e-mails.

Establece una rutina de envíos

Si los empleados se habitúan a recibir los e-mails internos los mismos días a horas similares, será más probable que los abran y los lean. La mayor parte de las interacciones se producen durante el mismo día del envío, sobre todo entre media hora y una hora después de haber sido recibido. Según el estudio, si pasadas 16 horas el e-mail no ha sido leído, lo más problable es que nunca sea abierto. Por eso enviar un recordatorio a las 48 horas es una buena idea.

Mándalos temprano

Mejor a primera hora de la mañana y los primeros día de la semana: los envíos de viernes suelen ser una pérdida de tiempo.

Otras buenas prácticas

La conclusión de este estudio es que el e-mail óptimo es aquel que se envía una vez por semana por el mismo canal y en el mismo día y hora. Pero también es recomendable tener estos otros puntos en cuenta:

  • El asunto del e-mail, cuanto más breve mejor. Los envíos con asuntos con 5 palabras —hay que valorar que nos referimos a la lengua inglesa— obtuvieron una tasa de apertura del 74%. Entre 9 y 11, un 72%.
  • El remitente, mejor que sea una persona: los empleados tenderán a ignorar un e-mail enviado desde una dirección genérica. Además, hay que valorar que si el e-mail lo envía un jefe o ejecutivo será más leído.
  • Sé breve: la gente está ocupada. Los e-mails que se pueden leer en apenas 2 minutos son los que mejor funcionan (entre 400-500 palabras).
  • Utiliza un lenguaje que facilite la lectura: los mensajes más visuales son los que mejor funcionan. Para ello, además de gráficos hay que pensar en un buen tamaño de letra y usar texto enriquecido  con negritas, títulos, listados, etc.
  • Sé siempre responsive: la lectura de camino al trabajo es muy frecuente.
  • Si quieres conseguir un clic envía un único enlace: además, cuanto más largo sea el mensaje y a cuanta más gente se envíe, menos clics recibirá ese link.

Conclusión

El e-mail es un canal que funciona muy bien para difundir información entre las personas que integran el equipo. Optimizar su uso pasa por invertir menos tiempo en su creación y envío, así como en llegar a la mayor cantidad de personas posibles sin ocupar demasiado espacio en su rutina de lectura del correo electrónico. Es también una forma más de transmitir respeto hacia el tiempo y el trabajo de las personas que forman parte de la empresa.

En Notorius Comunicación, como agencia de comunicación corporativa en Madrid, ayudamos a nuestros clientes a mejorar procesos como estos, con el diseño y ejecución de una estrategia de comunicación interna ajustada a sus objetivos.

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